Slim organiseren
Afdrukken

Meer doen met minder; een kwestie van slim organiseren

Zorgvraag en behandelmogelijkheden nemen toe, het budget daarvoor niet. Om personeel te blijven interesseren, moet werken in de zorg ook nog aantrekkelijk blijven. Dat vraagt om slim organiseren.

U kunt slim organiseren op twee niveaus:
  1. Maak strategische keuzes voor doelgroepen en producten die voldoende kansrijk zijn en passen bij de kerncompetenties van uw organisatie. Hier schreven wij al over in eerdere themabrieven.
  2. Optimaliseer uw werkprocessen. Combineer duurzame kostenefficiŽntie met gegarandeerde klantgerichte kwaliteit, geleverd door medewerkers met werkplezier. In deze themabrief gaan wij in op dit tweede thema.

Slimmer organiseren vanuit de klantbehoefte

In zijn boek ĎRedefining Health Careí toont strategiegoeroe Michael Porter aan dat focussen op doelgroepen leidt tot substantiŽle verbetering van kwaliteit en efficiŽntie van zorg. Denken vanuit (strategisch gekozen) doelgroepen is daarom het vertrekpunt van slim organiseren. Door in de huid te kruipen van de verschillende groepen klanten (zowel extern als intern) en vanuit hun wensen naar de werkprocessen te kijken zijn deze processen te optimaliseren. Door vanuit de klant naar de werkprocessen te kijken, blijkt dat bepaalde werkzaamheden geen waarde toevoegen in zijn ogen.
Deze zijn dus weg te snijden uit het proces, zodat de doorlooptijd omlaag kan en de productiviteit toeneemt. Ook blijkt, dat overlegvormen korter, slimmer en met minder medewerkers te voeren zijn en dat de papieren informatiestroom te verminderen en slimmer in te richten is.

Slim toepassen van bedrijfskundige methodieken

Voor het slimmer organiseren van uw werkprocessen zijn verschillende instrumenten beschikbaar uit Lean Manufacturering, Theory of Constraints en Business Process Redesign (zie het kader). Met deze -van origine bedrijfskundige- methodieken verkrijgt u inzicht in de verspilling door bijvoorbeeld transport (diagnostiek, patiŽntenvervoer), wachttijden (wachten op informatie, op collegaís, zoeken), fouten en defecten, overbodige voorraden.

Lean manufacturing, Theory of Constraints en Business Process Redesign

Lean manufacturing concentreert zich op het reduceren van verspilling. Er wordt in kaart gebracht welke bedrijf-sprocessen waarde toevoegen aan de producten of diensten die uw bedrijf levert, en welke niet. Vaak blijkt het dan slim om materialen, documenten en/of (half)fabricaten in een zo gelijkmatig mogelijke stroom door het bedrijf te laten bewegen.

Bij de Theorie of Constraints staat het verbeteren van de doorlooptijd centraal. Door de bottlenecks of constraints in een logistieke keten op te heffen, verbetert de efficiŽntie van het proces als geheel.

Business Process Redesign is het radicaal herontwerpen van organisatie-processen om drastische verbeteringen in de huidige prestatie op kosten, kwaliteit, dienstverlening en snelheid te realiseren. Waardecreatie voor de klant is de achterliggende reden voor herontwerp van processen, waarbij informatietechnologie vaak een belangrijke rol speelt.


Vier belangrijke elementen van slimmer organiseren

Waar moet u rekening mee houden als u een traject slimmer organiseren gaat opzetten?

1 Gebruik een Ďgameí voor inzicht

Laat uw medewerkers, die betrokken gaan worden bij het slimmer organiseren deelnemen aan een verbeterspel, waarin zij samen een administratief proces gaan verbeteren, ieder vanuit een eigen functie (zie het kader hiernaast). In drie rondes leren de deelnemers de verspilling te herkennen en het proces te verbeteren. De productiviteit en de tevredenheid van zowel klant als medewerker vliegen omhoog!

2 Betrek medewerkers voor draagvlak

In onze visie beginnen verbetertrajecten met betrokkenheid van de medewerkers. Het is aangetoond (Floyd en Woolridge, 2002) dat hun betrokkenheid rendement oplevert. De meeste mensen vinden het leuk om mee te mogen denken over vernieuwing van hun eigen processen en hebben ideeŽn over verbeterpunten. Betrokkenheid genereert inspiratie, energie en commitment en is daarmee een eerste borg voor de implementatie.

3 Werk met ĎSlimteamsĎ voor snelheid

Slimteams bedenken de verbeteringen, testen en implementeren waar mogelijk. Zij verdiepen zich daarvoor in de behoeften van de klant, bijvoorbeeld door ze te interviewen. Dit leidt altijd tot verbeterideeŽn, motivatie en inspiratie.

4 Organiseer kennisoverdracht voor blijvende verandering

Daarnaast wilt u voorkomen, dat de kennis uit de organisatie verdwijnt als de adviseur vertrekt. De aanpak moet zich daarom ook richten op kennisoverdracht door interne projectbegeleiders op te leiden, achter de schermen mee te laten kijken en te coachen bij de trajecten die ze vervolgens zelfstandig gaan begeleiden. De interne projectbegeleiders ontwikkelen zich (en dŠt vinden ze leuk) en de organisatie kan vervolgens zelf aan de slag (en dat vindt u weer leuk).

Implementatie borgen vanaf het begin

Een succesvolle implementatie van verbeterde werkprocessen is het uiteindelijke doel van een optimalisatieproject. Zonder implementatie geen effecten. Dit begin al bij het begin van het verbeterproject met de betrokkenheid van de medewerkers, zoals we hiervoor beschreven!

Veranderen van ingeslepen processen is soms moeilijk. Besteed daarom tijdens het project ruim aandacht aan het inleren van de managers en medewerkers op de nieuwe processen. Dat kan door verbetervoorstellen te testen en door medewerkers en leidinggevenden in de eerste maanden na de invoering van de verbeteringen te coachen.

Meer doen met minder: natuurlijk kan dat!

  • Organiseer vanuit de behoefte van de klant,
  • Gebruik van bedrijfskundige methodieken,
  • Werk op een manier die inspiratie, energie en commitment genereert en leidt tot verbetervoorstellen die succesvol worden uitgevoerd.

Dat is slimmer organiseren!

Kennismakingsgame

Om kennis te maken met slimmer organiseren ontwikkelden wij een Ďkennismakingsgameí. Daarin ervaart u hoe u een administratief proces aanzienlijk slimmer kunt organiseren. Ook merkt u, dat verschillende deelnemers een andere houding aannemen in het spel (energie, frustratie, afwachtend). Wij kunnen deze game zonder kosten aanbieden aan een beperkt aantal geÔnteresseerden. Voorwaarde is wel, dat er minimaal acht mensen deelnemen.


Wilt u (bijvoorbeeld met uw team) onze game eens meemaken, of verder met ons over dit onderwerp spreken?

Neem dan contact op met
Berry Schuur (partner)
06 Ė 53 59 57 32
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien.